L’ufficio del futuro: collaborazione e workplace sempre più fluidi

April 24, 2018 Federico Francini

Lo spazio in cui tutti i giorni ci troviamo a svolgere il nostro lavoro influisce più di quanto possiamo immaginare sulle nostre performance. Un ambiente di lavoro funzionale e moderno può contribuire sensibilmente all’aumento del benessere dei lavoratori che, come abbiamo visto molte volte, è fondamentale per l’incremento della produttività (tant’è che vi sono delle figure in azienda ormai quasi esclusivamente dedicate ad aumentare i livelli di soddisfazione dei dipendenti!)

Secondo quanto rilevato da un recente studio condotto dalla società di ricerche Pac (CXP Group), il 57% delle imprese italiane è intenzionato a offrire nei prossimi anni modelli e spazi di lavoro più flessibili ai propri dipendenti, fornendo loro anche sistemi per accedere in modo sicuro ai dati aziendali da remoto.

Con un ambiente di lavoro che diventa sempre più flessibile, che caratteristiche avrà dunque l’ufficio del futuro?

Innanzitutto, diremo addio alla postazione fissa che sarà ben presto un lontano ricordo. Non ci saranno più gli impiegati seduti sempre alla stessa scrivania, che non possono allontanarsi dalla loro postazione perché il lavoro è concentrato all’interno di un solo dispositivo. Al suo posto si affermerà il concetto più ampio di “workspace”, che offre la disponibilità di uno spazio di lavoro online o di una piattaforma che consente a ciascun lavoratore di accedere in maniera univoca alle proprie informazioni di lavoro, come posta, messaggi, dati, contenuti, indipendentemente dal luogo o dal device utilizzati per l’accesso. I lavoratori saranno incoraggiati a spostarsi frequentemente da una scrivania all'altra, e a farne uso solo quando strettamente necessario, seguendo la pratica del cosiddetto hotdesking, utile a stimolare la creatività e le abilità di problem solving. Smart working e strumenti di condivisione diventeranno la regola e non più eccezioni.

Come ha rilevato recentemente anche IDC, portare con sé ovunque le proprie informazioni di lavoro è sempre più essenziale: smartphone e tablet con Internet e posta elettronica integrata sono stati il primo passo, ma la nuova frontiera è rappresentata dalle piattaforme di comunicazione aziendale, divenute ormai parte integrante delle tecnologie per gestire gli ambienti di lavoro fisici e operativi, sia dentro sia fuori dall’ufficio tradizionale. Già nel giro dei prossimi tre anni, IDC stima infatti una nuova fase evolutiva per le soluzioni di enterprise mobility grazie alla diffusione di soluzioni di unified workspace management, con funzioni integrate di mobilità, collaborazione, social e gestione processi.

Ma in che modo le tecnologie cambieranno il volto dell’ambiente di lavoro? Tra i principali trend emergenti che definiranno l’ufficio del futuro individuati da Gartner ne emergono 4 in particolare:

1. Intelligenza Artificiale

Nell’ufficio del futuro non mancherà l’Intelligenza Artificiale. Grazie alla sua diffusione le attività di routine saranno sempre più automatizzate, mentre le persone avranno maggiore tempo e libertà per gestire attività a valore aggiunto in termini di creatività e progettualità.

2. IoT

L’Internet of Things apporterà sempre più un contributo fondamentale alla governance. Già oggi infatti sensori e applicazioni gestiscono e supervisionano gli edifici intelligenti per controllare climatizzazione, energia, potenza elaborativa, sicurezza, mentre si moltiplicano attuatori e connettori collegati a sensori di misurazione, rilevamento e videocamere. In futuro, tutto questo sarà ovviamente amplificato e l’IoT abiliterà molti nuovi servizi: dall’assegnazione dei parcheggi e delle postazioni di lavoro alla gestione di nuovi punti di contatto che supporteranno il lavoro delle persone come, ad esempio, totem interattivi o e-board. Intelligenza digitale da un lato e Big Data Management dall’altro favoriranno il lavoro delle persone aiutando le organizzazioni a essere sempre più efficienti e proattive.

3. Assistenti personali virtuali

Un altro must dell’ufficio del futuro è il machine learning. Algoritmi di apprendimento automatico e più familiarità con l’automazione spingeranno le aziende a introdurre dei Virtual Personal Assistant nelle aree di lavoro, per attività legate ad esempio alla formazione o alla gestione del calendario. Questi assistenti saranno tra loro interconnessi e integrati nelle installazioni interattive, nelle e-board, nelle stampanti multifunzione e in tutte le soluzioni a supporto del lavoro nelle organizzazioni.

4. Gig economy

In prospettiva, l’ufficio del futuro promuoverà sempre più non solo il talent management ma anche la cross-collaboration tra risorse interne e risorse esterne all’azienda. In quest’ottica è chiaro che sarà necessario ripensare le piattaforme di scambio, dato che i lavoratori freelance porteranno le proprie tecnologie all’interno del perimetro aziendale. Ciò significa non solo preventivare nuove policy, ma anche trovare il modo di affidare i compiti coerentemente con gli skill set aziendali.

E poi non va tralasciato il livello di comfort dell’ambiente, che sarà tendenzialmente sempre più elevato dal momento che le neuroscienze offrono oggi prove scientifiche dell’effetto di colori, forme, suoni e aria sul livello di concentrazione e benessere durante lo svolgimento di un compito, specie se sotto stress. Una ricerca realizzata ad Harvard ha scoperto, infatti, che gli uffici dotati di un migliore sistema di ventilazione, di un'illuminazione più naturale e di temperature medie incrementano le performance dei dipendenti, oltre ad aiutarli a dormire meglio quando poi rientrano a casa. Ecco dunque che nell’ufficio del futuro si porrà maggiore attenzione anche all’aspetto estetico, oltre che ergonomico e funzionale, di colori, luci, arredi e punti di accesso a strumenti e documenti affinché le persone possano lavorare al meglio.

In quest’ottica l’ufficio del futuro non potrà, infine, non essere sempre più green! Non solo da un punto di vista di eco-sostenibilità delle attrezzature utilizzate ma anche perché la tendenza emergente è quella di arricchirlo con piante di ogni tipo, visto che i vantaggi del verde in ufficio sul benessere, sulla concentrazione e sulla produttività dei lavoratori sono confermati da tempo anche sul piano scientifico.

E il tuo ufficio è già proiettato verso il futuro?

Informazioni sull'autore

Federico Francini

Federico has over 27 years of experience in IT companies, where he played different sales management roles, with the responsibility of managing large customers in all vertical markets. In Cornerstone since 2017, Federico is responsible of the company's global strategy in Italy, leading the local sales team, developing relationships with key partners and expanding the penetration of Cornerstone’s solutions on the Italian market.

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